北海道防水改修事業協同組合（以下「当組合」といいます。）は、当組合のサービスを利用する方（以下「利用者」といいます。）の個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全組合員に個人情報保護の重要性を認識させるとともにその取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進します。
第1条 （個人情報）
「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号、以下「個人情報保護法」といいます。）にいう「個人情報」を指し、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの又は個人識別符号が含まれるものを指します。なお、本ポリシーで使用する用語の意味は、特に別段の定めがない限り、個人情報保護法に準拠するものとします。
第2条 （個人情報の利用目的）
当組合は、以下の目的に必要な範囲で、利用者の個人情報を取得し、取得した情報を利用させていただきます。以下の目的の範囲を超えて個人情報を利用する場合には、事前に適切な方法で利用者からの同意を得るものとします。
- 当組合の工法カタログ・サンプル等を郵送するため
- 当組合が提供する工法・サービス・イベント情報のご案内（メールマガジン、電子メール、ダイレクトメールの送付を含む）のため
- 当組合工法に関わる顧客サポートを提供するため
- 当組合工法に関するアンケート・モニター調査・取材等のご協力をお願いし、結果等をご報告するため
- お客様からのご意見、ご要望、お問い合わせ等に回答するため（本人確認を行うことを含みます。）
第3条 （クッキー等の利用）
- 当組合は、当組合ウェブサイトのアクセス解析等のためにクッキー（Cookie）、ウェブビーコン、IPアドレス等情報収集モジュール（以下「クッキー等」といいます。）の技術を使用して、利用者のアクセス情報、閲覧情報等を取得することができます。なお、クッキー等を通じて取得するこれらの情報（以下「クッキー情報」といいます。）には、単独で利用者自身を識別し特定できる情報は含まれておりません。
- 利用者は当組合ウェブサイト上でのクッキー等の使用について設定することができます。クッキー等の使用を許可しない場合には、利用者のブラウザの設定等においてクッキー等を無効にすることができます。ただし、クッキー等を無効にした場合、ウェブサイトの一部の機能が利用できない、または正しく機能しない恐れがあります。
- 当組合は、クッキー情報を、ウェブサイトおよびサービスの運営、品質維持、改善の目的のほか、当組合の工法やサービスの開発、改善等、及び利用状況に合わせた広告配信等に活用させていただきます。
第4条 （個人情報の管理と保護）
個人情報の管理は、厳重に行うこととし、次に掲げるときを除き、利用者の同意がない限り、第三者に対し個人情報を開示・提供することはいたしません。また、安全性を考慮し、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えい等のリスクに対する予防並びに是正に関する対策を講じます。
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、利用者の同意を得ることが困難であるとき。
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用者の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- その他法令で認められるとき。
第5条 （個人情報の取扱いの委託）
当組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合がございます。この場合、当組合は、委託先としての適格性を十分審査するとともに、契約にあたって守秘義務に関する事項等を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
第6条 （個人情報の共同利用）
当組合は、利用目的の達成に必要な範囲で、利用者の個人情報を以下の範囲及び目的で共同利用することがございます。
〈共同利用の目的〉
- 当組合が提供する工法に関してお客様からのご意見、ご要望、お問い合わせ等に回答するため
- 当組合工法カタログサンプル等を郵送するため
- 当組合工法のメンテナンス、アフターサービス等の顧客サポートを提供するため
〈共同利用する個人情報の範囲〉
氏名、住所、所属先、電話番号、FAX番号、Eメールアドレス
〈共同利用する者の範囲〉
田島ルーフィング株式会社のグループ会社および関連組織（※）
※該当するグループ会社・協同組合の範囲は田島ルーフィング株式会社Webサイトをご参照ください。
グループ会社・関連組織（https://tajima.jp/corporate/about/affiliate/）
〈個人情報の管理について責任を有する者〉
北海道防水改修事業協同組合
北海道札幌市中央区大通西6-2-6 大樹生命札幌大通ビル３階
専務理事
第7条 （個人情報の開示）
利用者は、当組合に対し、第10条に定める手続に従って、当組合の保有する個人情報の開示を請求することができます。当組合は、利用者から当該請求を受けたときは、利用者に対し、遅滞なくこれを開示します。ただし、開示することにより次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないこともあり、開示しない決定をした場合には、その旨を遅滞なく通知します。
- 利用者又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- その他法令に違反することとなる場合
第8条 （個人情報訂正等）
- 利用者は、当組合の保有する個人情報が誤った情報である場合には、当組合に対し、第10条に定める手続に従って、当該個人情報の訂正、追加又は削除（以下「訂正等」といいます。）を請求することができます。
- 前項の請求を受けた場合、当組合は遅滞なく必要な調査を行い、その結果前項の請求に理由があると判断した場合には、遅滞なく当該個人情報の訂正等を行います。
- 当組合は、前項に基づき訂正等の実施・不実施について判断した場合には、遅滞なく、利用者ご本人に対してご連絡いたします。
第9条 （個人情報の利用停止等）
- 利用者は、当組合に対し、第10条に定める手続に従って、当組合の保有する個人情報の利用の停止、消去又は第三者提供の停止（以下「利用停止等」といいます。）を請求することができます。
- 当組合は、前項の請求を受けた場合には、遅滞なく必要な調査を行い、その結果前項の請求に理由があると判断した場合には、当該個人情報の利用停止等を行います。ただし、個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他利用停止等を行うことが困難な場合であって、利用者の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとれるときは、この代替策を講じます。
- 当組合は、前項に基づき利用停止等の実施・不実施について判断した場合には、遅滞なく、利用者ご本人に対してご連絡いたします。
第10条 （個人情報の開示等の手続）
利用者は、第7条から第9条に定める請求を行う場合には、以下の(1)に定める請求書に必要事項を記入の上、(2)に定める本人確認書類とともに、(3)に定める送付先までご送付ください。なお、個人情報の開示については、1回の請求ごとに金860円の手数料をいただきます。
- 請求書
請求に応じた請求書を送付致しますので第16条に定めるお問合せ窓口までご連絡ください。
- 本人確認書類
【利用者ご本人による請求の場合】
利用者ご本人の運転免許証、在留カード、旅券（パスポート）、特別永住者証明書
個人番号カード（表面のみ）のうち１点の写し
【代理人によるご請求の場合】
- 利用者ご本人の運転免許証、在留カード、旅券（パスポート）、特別永住者証明書、個人番号カード（表面のみ）のうち1点の写し
- 代理人の運転免許証、在留カード、旅券（パスポート）、特別永住者証明書、個人番号カード（表面のみ）のうち1点の写し
- 利用者ご本人の代理人であることを示す委任状
- 送付先
第16条に定めるお問合せ窓口までご送付ください。
第11条 （プライバシーポリシーの変更手続）
当組合は本ポリシーの内容を適宜見直し、その改善に努めます。本ポリシーの内容は、法令その他本ポリシーに別段の定めのある事項を除いて、変更することができるものとします。変更後のプライバシーポリシーは、当組合所定の方法により、利用者に通知し、又は当組合ウェブサイトに掲載したときから効力を生じるものとします。
第12条 （法令、規範の遵守）
当組合は、保有する個人情報に関して適用される日本の法令、その他規範を遵守します。
第13条 （苦情及び相談への対応）
当組合は、個人情報の取扱いに関する利用者からの苦情、相談を受け付け、適切かつ迅速に対応いたします。また、利用者からの当該個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用又は提供の拒否等のご要望に対しても、迅速かつ適切に対応いたします。
第14条 （安全管理措置）
当組合が利用者よりお預かりした個人情報は、個人情報ファイルへのアクセス制限の実施、アクセスログの記録及び外部からの不正アクセス防止のためのセキュリティ対策の実施等、組織的、物理的、人的、技術的施策を講じることで個人情報への不正な侵入、個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏えい等を防止いたします。万一、利用者の個人情報の漏えい等の事故が発生した場合、当組合は、個人情報保護法及び関連するガイドラインに則り、速やかに監督官庁への報告を行うとともに、当該監督官庁の指示に従い、類似事案の発生防止措置及び再発防止措置等の必要な対応を行います。
第15条 （当組合住所・代表者氏名・個人情報保護管理者）
当組合住所、代表者及び個人情報保護管理者の氏名は以下のとおりです。
住所：北海道札幌市中央区大通西6-2-6 大樹生命札幌大通ビル３階
代表者：代表理事 中川健
個人情報保護管理者：専務理事
第16条 （お問い合わせ窓口）
当組合の個人情報の取扱いに関するお問い合せは以下までご連絡ください。
個人情報の取扱い責任者：専務理事
苦情・相談窓口：北海道防水改修事業協同組合 事務局
お問い合わせ先：北海道防水改修事業協同組合 個人情報相談窓口
住所：〒060-0042 北海道札幌市中央区大通西6-2-6 大樹生命札幌大通ビル３階
お問い合わせ、苦情、訂正・利用停止等のお申し立ては、上記の当組合個人情報相談窓口のみで、郵送にて受け付けております。電話、FAX、お問い合わせフォーム、面会等の方法では受け付けておりませんので、あらかじめご了承ください。また、各事業所、支店、営業所、グループ会社、当組合に関連する協同組合ならびに営業担当者等の社員では受け付けておりませんので、あらかじめご了承ください。
2025年4月18日 改訂
